QUELLES SONT LES OPTIONS POUR TENIR LA COMPTABILITE DE SON ENTREPRISE ?

Comment assurer la gestion comptable de mon entreprise ?

Au Gabon, la plupart des entrepreneurs et des dirigeants de PME-PMI traitent cette question avec peu de sérieux, d’implication et de compréhension des enjeux stratégiques liés à la tenue interne de leur comptabilité (Internalisation) ou à la prise en charge de leur comptabilité par un prestataire externe professionnel de la comptabilité (Externalisation).

Par conséquent, ils choisissent très souvent une option inappropriée, et peu adaptée à la situation réelle de leur niveau d’activité et de leur besoin en termes de disponibilité d’informations de qualité, en temps réel.

Quelques précisions portant sur la tenue de la comptabilité générale de l’entreprise

Il est important de préciser que la tenue d’une comptabilité générale, est obligatoire en entreprise qu’elle soit :

• Une comptabilité d’engagement (enregistrement des recettes et des dépenses, même si elles n’ont pas encore été encaissées ou payées, au moment de leur engagement)

Ou,

• Une comptabilité de trésorerie (enregistrement exclusive des recettes encaissées ainsi que des dépenses payées au moment de la clôture de l’exercice)

Conformément aux dispositions de l’Acte Uniforme OHADA portant sur le droit comptable et l’information financière en vigueur au Gabon.

Le défaut de gestion comptable, les irrégularités, les fautes et les erreurs dans la gestion comptable de l’entreprise engagent la responsabilité de l’entrepreneur et/ou du dirigeant d’entreprise et peuvent avoir de graves conséquences.

Ainsi, dès le démarrage de son activité, il est crucial de traiter cette question avec beaucoup de sérieux et d’implication de la part de l’entrepreneur, dirigeant d’entreprise quel que soit la taille de l’entreprise, son secteur d’activité y compris l’artisanat, l’agriculture, et quel que soit sa forme juridique :

• Entreprise Individuelle
• SUARL, SARL, SASU, SAS, SA, SAU
• SCOOPS,
• SCI, SNC, SCS
• Les associations et les ONG depuis l’adoption de l’Acte Uniforme OHADA relatif au système comptable des entités à but non lucratif (SYCEBNL) en janvier 2024.

Quoi qu’il en soit, chaque entreprise doit se soumettre au respect des obligations comptables, dont la production des documents comptables de synthèse, tels que :

• Le bilan annuel de clôture,
• Le compte de résultat,
• Le tableau de flux de trésorerie,
•  Et les notes annexes.

Ces documents doivent obligatoirement être déposés au centre des impôts dont dépend votre entreprise une fois par an, et un exemplaire doit être déposé également au greffe commercial.

Cependant, il convient de préciser que la gestion comptable diffère selon :

• Le secteur d’activité
• La taille de l’entreprise
• Le statut juridique de l’entreprise
• Le régime fiscal applicable

Par exemple, les obligations comptables sont simplifiées pour une TPE ou certaines professions libérales, tandis qu’elle est plus dense et plus complexe pour une moyenne ou une grande entreprise.

Internaliser ou externaliser la gestion comptable de son entreprise est donc une décision très stratégique, car l’entrepreneur ou le dirigeant doit sérieusement prendre en compte l’ensemble des facteurs mentionnés ci-dessus, c’est pourquoi, nous nous proposons dans cet article, de faire le point dans le but de vous permettre d’opter pour la solution la plus adaptée aux spécificités de votre activité, votre secteur et de la taille de votre entreprise.

Internaliser ou externaliser la tenue de la comptabilité de son entreprise, aucune obligation légale en la matière.

Choisir entre internaliser ou externaliser sa comptabilité suppose de mener une réelle analyse de vos besoins et des compétences spécifiques disponibles en entreprise.

En effet, selon la nature de votre activité (Commerciale, artisanale, industrielle, agricole), le niveau de votre activité (chiffre d’affaires, effectif permanent) et vos besoins en disponibilité en temps réel d’une information financière de qualité, il peut être pertinent de décider d’internaliser ou d’externaliser la tenue de vos comptes.

Par exemple si vous êtes un entrepreneur indépendant et que votre activité se résume à l’envoi et à la réception de factures similaires et peu nombreuses, vous pouvez envisager de tenir vous-même vos comptes sans grande difficulté ; Par contre si votre activité est plus complexe (activité de transformation artisanale, semi-industrielle ou industrielle) avec une variété d’interlocuteurs (clients, fournisseurs, prestataires de services, traitement de la TVA, banques, partenaires commerciaux, etc.) le risque d’erreur étant plus prononcé ( surtout si vous n’avez pas les compétences comptables), il serait judicieux de faire appel à un professionnel indépendant et donc d’externaliser la tenue de vos comptes.

Vous pouvez également prendre en compte d’autres variables pour peser votre choix entre externaliser et internaliser la comptabilité de son entreprise, telles que :

• Le coût alloué à la comptabilité de son entreprise
• Le temps consacré à la tenue des comptes
• La disponibilité de la compétence et de la qualification en interne
• L’effectif global de l’entreprise

Vous comprenez donc aisément que chaque option répond à une logique particulière et possède ses avantages et ses inconvenients.

Dans tous les cas, il faut bien analyser vos besoins avant de prendre votre décision, car une erreur peut vite couter très cher.

Décider de déléguer la gestion comptable de son entreprise, qu’est-ce que cela implique ?

La législation en vigueur au Gabon, notamment les Actes Uniformes OHADA portant sur le droit comptable et l’information financière, et celui relatif au système comptable des entités à but non lucratif rendent obligatoire la tenue d’une comptabilité régulière & probante indépendamment de la taille de l’entreprise, de son secteur d’activité et/ou de sa forme juridique.

L’externalisation comptable consiste à confier la gestion comptable de son entreprise à un prestataire comptable externe, permettant ainsi de se focaliser sur son cœur de métier (Renforcement du savoir-faire) et sur le développement commercial, tout en bénéficiant d’une expertise professionnelle.

Il s’agit donc de déléguer cette activité à une tierce personne externe à l’entreprise, précisément à un professionnel indépendant. Cet engagement se traduit par la signature d’une lettre de mission.

L’entrepreneur ou le dirigeant d’entreprise peut choisir le niveau d’externalisation souhaité. Il peut donc choisir d’externaliser tout ou seulement une partie de sa gestion comptable en fonction de ses besoins d’externalisation identifiés en amont.

Si vous décidez d’externaliser toute votre comptabilité, on parle d’externalisation complète. Dans ce cas, vous confiez au professionnel comptable l’entièreté de la fonction comptable de votre entreprise.

Toutefois, vous pouvez également choisir de ne confier au professionnel de la comptabilité, qu’une partie de votre activité comptable. Il s’agit donc d’une externalisation partielle de votre comptabilité. Par exemple vous effectuez vous-même la saisie comptable à l’aide d’un logiciel de Gestion et confiez uniquement au prestataire comptable l’établissement de vos déclarations fiscales et vos états financiers.

Les principales tâches effectuées par le prestataire extérieur professionnel de la comptabilité sont :

• La saisie comptable
• Le rapprochement bancaire
• La gestion des immobilisations
• Les travaux d’inventaire
• L’établissement des comptes annuels (Bilan, compte de résultat, Tableau des flux financiers ainsi que les notes annexes)
• L’établissement du reporting financier
• L’établissement des déclarations fiscales etc.
• L’accompagnement dans la gestion avec un suivi régulier

Dans certains cas, il peut y arriver qu’on externalise également la Gestion de la paie (Traitement des pointages, établissement des bulletins de paie et des déclarations sociales et fiscales afférentes).

Les activités liées à l’établissement des devis et des factures sont effectuées directement par l’entreprise ainsi que leur suivi. Il est donc très important pour l’entrepreneur ou le dirigeant d’entreprise de se former pour mener ces activités avec un grand niveau de professionnalisme au moins les premiers temps.

Les bénéfices liés à l’externalisation de sa comptabilité

L’externalisation de la gestion comptable présente beaucoup d’avantage au nombre desquels nous trouvons :

• Une comptabilité conforme aux normes

Le professionnel comptable maitrise le système comptable applicable à votre activité, et procède régulièrement à une veille règlementaire sur le plan juridique, social et fiscal.

De ce fait, l’entreprise ne s’expose pas à des risques d’erreur, d’omission et/ou de contentieux fiscal augmentant ainsi le niveau des dépenses.

En outre, la maitrise de votre comptabilité entraine de facto la maitrise de votre fiscalité pour vous permettre de déclarer et de payer le montant d’impôt juste en temps opportun et en cohérence avec votre niveau d’activité et la forme juridique de votre entreprise.

Par ailleurs, l’externalisation de la comptabilité augmente le niveau de sécurité, procure un environnement de travail serein au quotidien, et améliore les performances de votre entreprise.

Enfin le professionnel de la comptabilité assure la sécurité des données financières de l’entreprise via un mécanisme rigoureux de classement et d’archivage des pièces comptables de manière physique et numérique, ce qui constitue un sérieux avantage en termes de réduction des risques de sanctions et de pénalités lors des missions de contrôle général de la comptabilité par les administrations sociales et fiscales.

• Support d’aide à la décision

En externalisant la comptabilité vous obtenez facilement des informations claires, fiables et précises sur la situation de votre entreprise, de votre secteur d’activité et des informations institutionnelles etc.

Aussi, le professionnel comptable peut vous fournir des rapports réguliers et détaillés sur l’état de vos finances, ce qui vous permet de prendre des décisions éclairées et anticiper les éventuelles difficultés financières (Faiblesse de trésorerie, niveau d’endettement etc.).

• Gain de temps et économie d’argent

Dans les entreprises de petite taille, la tenue de la comptabilité fait partie des tâches les plus chronophages. L’externalisation vous permet donc de gagner du temps et de vous focaliser sur l’acquisition et/ou le renforcement de votre savoir-faire, ainsi que sur le développement commercial de votre business.

Elle vous assure également une réelle économie sur le coût de recrutement d’un comptable en interne (Salaire, charges sociales & fiscales au salaire, les avantages en nature et la formation professionnelle).

• Maitrise des coûts d’exploitation

L’intervention du professionnel externe de la comptabilité permet d’assurer la maitrise des coûts liés à l’exploitation de l’entreprise, via la mise en place d’une organisation comptable et la gestion rigoureuse de la trésorerie (meilleure gestion de la relation fournisseur, et une réelle action de suivi et de recouvrement des créances clients).

Les inconvenients de l’externalisation de la comptabilité

Sortir la gestion comptable de son entreprise engendre également des conséquences négatives à ne pas négliger lors de sa prise de décision, notamment :

• L’indisponibilité de l’information en temps réel et la perte d’autonomie

L’externalisation, notamment complète de la comptabilité entraine une perte de contrôle directe sur la production de l’information comptable de son entreprise.

Cette perte d’autonomie est la conséquence directe de l’indisponibilité de l’information comptable au jour le jour. En effet, l’entrepreneur et/ou le chef d’entreprise est incapable dans ce cas de figure de connaitre au jour le jour le niveau de Chiffre d’affaires de son entreprise, le niveau de dépenses engagé au cours de la période, les créances en attente de recouvrement, etc.

Cette situation rend difficile le pilotage et la prise de décision du chef d’entreprise, car il ne peut pas prendre de décision stratégique rapide sans consulter l’avis du prestataire comptable. Il devient donc très difficile de suivre la santé financière de l’entreprise.

• Le coût du professionnel comptable externe

L’externalisation de la comptabilité peut s’avérer très couteuse à l’entreprise, étant entendu que le coût varie en fonction du professionnel de la comptabilité, de la complexité de votre activité et du type d’externalisation choisi (La quantité de tâche confiée au professionnel de la comptabilité externe) ; ainsi choisir une externalisation partielle peut être un bon compromis et effectuer soi-même des tâches de pré-comptabilité telles que :

• Etablissement des factures clients
• Collecte des factures fournisseurs
• Collecte et gestion des notes de frais
• Rapprochement bancaire
• Suivi des créances et des dettes, etc.

Sachant que la maitrise du coût de la comptabilité externalisée passe par la maitrise des missions confiées ainsi que les activités à réaliser par le prestataire comptable externe.

Au regard de ce qui précède, avant de décider d’externaliser la gestion comptable de votre entreprise de manière totale ou partielle, vous devez au préalable procéder à l’analyse des processus (les méthodes utilisées, le volume des pièces comptables traitées périodiquement, le nombre des déclarations à traiter par mois, trimestre et à l’année, etc.)

Par la suite, si vous décidez d’externaliser, il faut sélectionner les activités et tâches pouvant être externalisées :  saisie comptable, classement & archivage, établissement des déclarations sociales & fiscales, établissement des bulletins de paie, révision comptable, établissement des comptes & déclarations comptables, fiscales annuelles etc.

Par ailleurs, veuillez à ce que le prestataire comptable établisse un contrat (Lettre de mission) pour formaliser votre relation dans le cadre de l’externalisation partielle ou totale de votre comptabilité. Cette lettre de mission doit comporter entre autres les clauses essentielles suivantes :

•  L’identité de l’entreprise
• La raison sociale et la forme juridique de l’entreprise
• Le secteur d’activité
• Le nombre des collaborateurs et le nombre de fiche de paie à établir
• Le volume des pièces comptables à traiter (Factures, les justificatifs de paiement, le relevé bancaire, les pièces de caisse, etc.)
• La quantité et la fréquence des déclarations sociales & fiscales à établir
• Le contenu et le périmètre des tâches et activités à réaliser
• Les livrables à produire par le prestataire comptable
• La fréquence des rencontres entre l’entreprise et le prestataire
• Le lieu de réalisation et la durée de la mission
• Les honoraires du prestataire comptable, etc.

Enfin, avant de prendre votre décision finale n’hésitez pas à benchmarker et à comparer les différentes solutions proposées par plusieurs prestataires professionnels de la comptabilité.

Décider de tenir soi-même la gestion comptable de son entreprise, quels sont les enjeux ?

Choisir d’inclure la fonction comptable dans son organisation est une décision à ne pas prendre à la légère, car il s’agit d’avoir en interne les compétences professionnelles nécessaires pour tenir les comptes de l’entreprise dans le respect des dispositions légales et règlementaires, établir les déclarations sociales & fiscales périodiques, maitriser les flux de trésorerie, etc.

L’internalisation de la gestion comptable demande un investissement en organisation (Poste de travail du collaborateur comptable) et en ressources humaines. Il faut donc mener correctement le recrutement du comptable afin de disposer d’un profil expérimenté, ce qui permettra de diminuer considérablement les risques d’erreurs.

De plus, il est indispensable d’investir dans un logiciel comptable, sans compter l’achat de la documentation, la formation du comptable ainsi que les fournitures de bureau nécessaire pour la tenue de la comptabilité.

Les atouts de la gestion interne de votre comptabilité

Gérer sa comptabilité au sein de l’entreprise peut revêtir plusieurs atouts, notamment :

• La disponibilité de l’information financière de qualité en temps réel

La tenue interne de la comptabilité vous permet de disposer en temps réel de données financières précieuses pour le pilotage et la prise de décision par le dirigeant (la quantité d’argent disponible en banque, le niveau des dettes fournisseurs exigibles, le montant des créances clients, etc.)

Le dirigeant peut donc réagir rapidement pour résoudre les problèmes et/ou saisir les opportunités, planifier ses opérations avec beaucoup de maitrise et de flexibilité.

La disponibilité de l’information financière permet également d’écourter les délais d’attentes pour répondre aux questions d’un client, et/ou d’un fournisseur. Cela peut largement contribuer à renforcer l’image de marque de l’entreprise

• L’utilisation d’indicateurs parfaitement adaptés à votre activité

Une comptabilité gérée en interne permet également de disposer d’indicateurs de mesure de la performance parfaitement adaptés à votre activité, avec un véritable tableau de bord pour faciliter le pilotage de l’activité.

• La sécurité et la confidentialité des informations sensibles

La tenue de la comptabilité en interne assure une véritable sécurité et confidentialité des informations financières et économiques de votre entreprise.

• La meilleure connaissance et maitrise de son activité

La tenue interne de la comptabilité procure à l’entrepreneur et/ou au dirigeant d’entreprise une meilleure connaissance de son activité. Il ou elle peut donc bien connaitre et maitriser le volume des transactions (Chiffre d’Affaires, Charges fixes et Variables) l’efficacité de l’outil de production, la fréquence des transactions (Clients, Fournisseurs, Banques, Etats).

Les limites de la comptabilité internalisée

Internaliser la comptabilité de votre entreprise, ne revêt pas que des avantages.

• Le coût du recrutement et de la formation d’une personne compétente

Recruter et former le comptable interne dans le cadre du renforcement des compétences, ainsi que l’obtention du matériel et des logiciels de gestion comptable peuvent prendre beaucoup de temps et s’avérer très couteux à l’entreprise.

En effet, l’entreprise doit prendre au sérieux la nécessité absolue de la formation du comptable pour qu’il soit à jour dans la connaissance et la maitrise de la règlementation applicable à l’entreprise. Les erreurs, les oublis et les non-conformités étant extrêmement préjudiciables à l’entreprise, le comptable interne doit effectuer en permanence une veille relative aux bonnes pratiques, aux évolutions et aménagements des textes.

• L’absence de regard externe sur l’évolution de l’activité de l’entreprise

En internalisant complètement votre comptabilité vous vous privez également d’un regard d’expert avec une variété de connaissances (Fiscalité, Social, Ressources Humaines, droit du travail, développement de projets spécifiques) souvent très appréciables pour mener une analyse adéquate de l’évolution de votre activité (Comparaison avec d’autres entreprises du même secteur, assimilation des bonnes pratiques).

• Les risques juridiques, comptables, fiscaux et sociaux encourus par l’entreprise

Le manque d’expérience du comptable en cas d’internalisation de la comptabilité est un réel danger car il expose l’entreprise à un risque juridique, fiscal et social de l’entreprise qui peut s’avérer extrêment coûteux : perte de clients, résiliation de belles relations fournisseurs, sanctions et pénalités appliqués par les administrations etc.

La méthode hybride, une option à ne pas négliger !

Entre faire soi-même sa comptabilité ou le faire-faire par un prestataire externe, il est possible d’opter pour une position intermédiaire qui consiste à faire une partie de votre comptabilité en interne (Collecte, classement, saisie) et faire appel à un cabinet extérieur pour des missions spécifiques et ponctuelles : par exemple, une révision comptable, ou des conseils lors d’une phase-clé de votre activité (avant une demande de prêt à la banque, l’augmentation ou l’amélioration de l’outil de production, ouverture d’une nouvelle chaine de production, etc.)

Cette solution hybride est intéressante dans les entreprises disposant des ressources pour traiter la comptabilité quotidienne en interne (Secrétaire comptable, assistant administratif & comptable). Faire appel à un cabinet s’avère dans ce cas particulièrement intéressant pour avoir un regard extérieur, et s’assurer de la conformité de sa comptabilité.

En somme, les deux options ont des avantages et des inconvenients que vous devez sérieusement évaluer pour répondre convenablement à vos obligations comptables, sociales et fiscales.

Tableau récapitulatif des différentes solutions pour bien assurer la gestion comptable de son entreprise

Tableau de synthèse des avantages et inconvenients des 3 solutions pour la gestion comptable de votre entreprise